上了电子签，合同却还是签不完
不少企业上线电子签之后，都遇到过同一个尴尬：系统用起来了，合同发出去了，签署完成率却没有想象中高。发出一百份，两周后还有二三十份挂在待签状态，行政和法务只能挨个打电话催，效率并不比从前寄快递高多少。
于是有人得出结论，说电子签也没那么神。这个判断下得太早。签署完成率低，问题通常不在签署这个动作本身，而在发起之前和发起之后的环节。把原因拆开看，绝大多数都有明确的解法。
原因一：发起时的信息本身就是错的
排在第一位的原因，是接收人信息不准确。手机号填错一位，邮箱是对方三年前留的，联系人早已离职，这些情况在实际操作中出现的比例远高于管理者的预估。文件发出去了，但根本没有到达该签的人手里，系统里显示待签，对方那边一片空白。
还有一类是主体填错。合同抬头写的是集团公司，实际经办的是下属分公司，对方收到后不知道该由谁来签，只能搁置。这类问题的根子在客户资料没有维护，与工具无关。发起前花两分钟核对联系人和签署主体，能解决很大一部分挂起的单子。
原因二：对方内部没有对应的处理流程
第二类原因出在对方身上。很多企业自己上了电子签，客户或供应商却还没有。文件发过去，对方的经办人不知道该走哪个流程，也不确定这样签公司认不认，索性先放着，等有人来催再说。
对这种情况，有效的办法不是反复催，而是在发起前先做一次简短沟通，说明签署方式、需要哪个岗位确认、大概几分钟能完成。一句话的预告，往往比事后十通电话管用。如果对方的顾虑是效力问题，可以直接说明所用平台经过实名核验并有多 CA 认证支撑，这类疑虑通常谈一次就能打消。
原因三：流程设计得太重，签一份要过五关
第三类原因在企业自己。有的企业把线下的审批流原封不动搬到线上，一份小额采购合同要经过五六个人，每个环节都是串行，前面一个人休假，整条流程就停住。参与的人越多，卡住的概率越高，这是流程设计问题，不是执行态度问题。
合理的做法是按金额和类型分级。标准模板、小额、低风险的合同走简化流程，只需要业务负责人确认；非标准条款、大额、涉及长期义务的合同才走完整审批。以爱签电子合同为例，不同类型的合同可以配置不同的流转规则，签署量的增减也不影响使用成本，企业不收版本费，把流程拆细并不会带来额外开支，反而让高频小单跑得更快。
原因四：没人对未完成的合同负责
最后一类原因最常见也最容易忽略：发起之后没有人盯。合同发出去就算完成任务，谁也不清楚现在有多少份挂着、挂了多久、卡在哪一步。等到月底对账才发现问题，已经过去很久了。
改进办法不复杂。第一，设定一个明确的时限，比如超过三个工作日未签就自动提醒；第二，每周固定看一次待签清单，按停留时长排序，只处理停留最久的那几份；第三，明确责任人，谁发起谁跟进，不要让待签清单变成没有主人的公共事项。
完成率是管理指标，不是工具指标
顺带提一句，被催办的那一方也需要理由。文件命名清晰、有一句说明用途的备注、告知大概需要多长时间，这些细节都会明显提高对方当场处理的意愿。
签署完成率应该被当作一个日常管理指标来看待，而不是工具好不好用的评价标准。发起前核对信息，发起时区分流程，发起后设定跟进节奏，三件事做齐，完成率通常会有明显改善。至于工具本身，重点看两点：日常操作是否足够简单，以及万一产生争议时能否快速取证、是否做到直通司法。前者决定日常效率，后者决定关键时刻的底气。
