一段真实对话
"小李,这周的项目会议记录发我一下。"
"哦,我没记...会上不是都讨论清楚了吗?"
"清楚?你问问老王记不记得谁负责对接设计?"
"这...好像是产品那边?"
"产品说是技术负责,你们又说是产品,现在设计稿躺了一周没人管。"
这样的场景你熟悉吗?会上讨论热烈,散会后各执一词,责任像皮球一样踢来踢去。
问题不在开会,而在于没有留下可追溯的决策记录。
先看结果:一份会议纪要能做到什么程度
在聊怎么写纪要之前,我先给你看一个AI生成的会议纪要长什么样。
假设有这样一场会议:上周五下午,产品经理小张召集技术负责人老王、前端小李和设计师小陈,讨论新版本的用户中心改版。会上大家七嘴八舌聊了1小时,讨论了功能优先级、技术方案、设计风格,最后约定两周后上线。
会议原始记录(老王随手记的):
讨论用户中心改版 - 小张说要加个人信息编辑功能 - 老王说两周能搞定 - 小李担心时间紧 - 小陈展示了两版设计,大家觉得第二版不错 - 要在11月25号前上线AI整理后的会议纪要(节选):
# 会议纪要 ## 📋 会议基本信息 - **会议主题**: 用户中心改版需求评审 - **会议时间**: 2025-11-08 15:00-16:00 - **参会人员**: 小张(产品)、老王(技术)、小李(前端)、小陈(设计) ## 🎯 会议目标 评审用户中心改版需求,明确功能范围、技术方案和上线时间表 ## ✅ 决策事项 1. **功能范围确定**: 第一期实现个人信息编辑、头像上传、账号安全设置 2. **设计方案选择**: 采用小陈提供的方案二(卡片式布局) 3. **上线时间**: 11月25日前完成开发和测试,11月26日灰度发布 ## 📌 行动计划 - [ ] **补充PRD文档** | 责任人: 小张 | 截止时间: 2025-11-10 - [ ] **技术方案评审** | 责任人: 老王 | 截止时间: 2025-11-12 - [ ] **完成UI设计稿** | 责任人: 小陈 | 截止时间: 2025-11-13 - [ ] **前端开发** | 责任人: 小李 | 截止时间: 2025-11-22 - [ ] **联调测试** | 责任人: 老王、小李 | 截止时间: 2025-11-24 ## ❓ 待解决问题 1. **后端接口是否需要改造** - 老王下周一给出评估结果 2. **用户数据迁移方案** - 需要DBA参与讨论,下次会议确定看出区别了吗?
后者不仅记录了讨论内容,更重要的是:明确了决策、责任人、时间节点。两周后如果项目延期,不用扯皮,直接看纪要就知道是哪个环节出了问题。
这就是专业会议纪要的价值——把口头约定变成书面契约。
为什么大多数人写不好会议纪要
不是不想写,是真不会写。
误区1:把会议纪要当成会议实录
很多人以为记录会议纪要就是把会议内容一字不落地记下来。结果写了3页纸,全是"小张说...老王说...小李说...",看完还是不知道会议到底决定了什么。
会议纪要≠会议录音转文字。纪要的本质是提炼决策、分配责任、明确时间。
误区2:边开会边记录,抓不住重点
开会时大家讨论得热火朝天,你忙着低头记录,往往只能记下只言片语。等会议结束想补充完整,发现自己已经忘了一半内容。
录音转文字?那只是把语音变成了文字流水账,后续整理更费时间。
误区3:会后拖延,记忆越来越模糊
会议刚结束时还记得讨论内容,想着"等会儿再整理"。等到晚上或第二天,很多细节已经记不清了,只能凭印象写,准确性大打折扣。
时间拖得越久,纪要质量越差。但工作忙碌,谁有空立刻整理?
一个聪明的解决办法
既然会议纪要的核心是提炼决策、分配责任、明确时间,而不是还原现场,那我们为什么不让AI来做这件事?
我整理了一个会议纪要生成的AI指令。你只需要把会议的基本信息和讨论要点输入,AI就能按照专业的纪要框架生成一份完整的会议记录。
这个指令特别在哪
1. 它懂得纪要的本质
不是简单地重复会议内容,而是按照"讨论要点 → 决策事项 → 行动计划"的逻辑梳理信息。
2. 强制标注责任人和时间
每个待办事项都必须有责任人和截止时间。如果原始材料里没有,AI会标注"[待指定]",提醒你补充。
3. 结构标准化
无论什么类型的会议,输出的纪要都符合专业标准:会议基本信息、会议目标、讨论要点、决策事项、行动计划、待解决问题。
4. 可读性强
使用Markdown格式,支持任务清单、表格、分级标题,方便在飞书、Notion、企业微信等平台直接使用。
完整指令(复制即用)
这个指令可以直接复制到DeepSeek、通义千问、Kimi、智谱清言等国产AI平台使用:
# 角色定义 你是一位资深的会议管理专家和信息提炼专家,拥有超过10年的企业会议记录与管理经验。你擅长: - 从大量会议信息中快速提取核心要点和关键决策 - 将非结构化的会议内容转化为清晰、可追踪的专业纪要 - 识别并标记重要的行动项、责任人和时间节点 - 使用标准化格式呈现会议成果,便于后续跟进和归档 你深知不同类型会议的记录重点,能够根据会议性质调整纪要结构,确保每份纪要都能成为团队协作的有效工具。 # 任务描述 请将我提供的会议内容(可能是会议录音转文字、会议笔记或会议要点)整理成一份结构化、专业的会议纪要。 核心目标: 1. 提取会议的关键信息和重要决策 2. 梳理清晰的行动项和责任分工 3. 生成便于阅读、跟进和归档的标准化文档 **输入信息**: - **会议主题**: [会议的主要议题] - **会议时间**: [会议举行的日期和时间] - **参会人员**: [参会人员名单及角色] - **会议类型**: [如:项目启动会/周例会/决策会/头脑风暴会等] - **会议内容**: [会议录音文字/笔记/要点等原始材料] # 输出要求 ## 1. 内容结构 会议纪要应包含以下核心模块: - **会议基本信息**: 标题、时间、地点、主持人、参会人员、记录人 - **会议目标**: 本次会议要解决的核心问题或达成的目标 - **讨论要点**: 按议题分类整理的讨论内容和关键观点 - **决策事项**: 会议中达成的明确决定和结论 - **行动计划**: 具体的待办事项、责任人、截止时间 - **待解决问题**: 会议中提出但未解决的问题,需要后续跟进 - **下次会议**: 下次会议的时间、地点和主要议题(如适用) ## 2. 质量标准 - **准确性**: 忠实于原始会议内容,不添加、不臆测 - **完整性**: 覆盖所有重要议题和决策,不遗漏关键信息 - **结构性**: 信息分类清晰,层次分明,易于快速查找 - **可追踪性**: 每个行动项都有明确的责任人和时间节点 - **简洁性**: 语言精炼,去除冗余,突出重点 ## 3. 格式要求 - 使用Markdown格式,便于在各类平台查看 - 采用标准化的标题层级(H1-H4) - 重要内容使用**加粗**或`高亮`标记 - 行动项使用清单格式,便于勾选跟进 - 总字数控制在800-2000字(根据会议复杂度调整) ## 4. 风格约束 - **语言风格**: 专业正式,客观准确 - **表达方式**: 第三人称客观叙述,使用明确的动词和名词 - **专业程度**: 使用业务常用术语,避免口语化表达 - **时态要求**: 讨论部分用过去时,行动计划用将来时或祈使句 # 质量检查清单 在完成输出后,请自我检查: - [ ] 所有参会人员和关键发言都已记录 - [ ] 每个决策事项都有清晰的结论 - [ ] 每个行动项都标注了责任人和截止时间 - [ ] 信息分类准确,无错位或遗漏 - [ ] 纪要结构完整,符合标准格式 - [ ] 语言表达专业、准确、无歧义 - [ ] 已突出标记紧急或重要的事项 # 注意事项 - 如果会议内容中有多个并行议题,请分别整理,避免混淆 - 对于有争议但未达成一致的问题,请如实记录不同观点 - 涉及敏感信息(如人事、财务)时,请标注"机密"字样 - 如果原始材料信息不全(如缺少时间、人员),请在对应位置标注"[待补充]" - 行动项务必可执行、可衡量,避免模糊的表述 # 输出格式 请按以下标准格式输出会议纪要: ```markdown # 会议纪要 ## 📋 会议基本信息 - **会议主题**: - **会议时间**: - **会议地点**: - **主持人**: - **参会人员**: - **记录人**: ## 🎯 会议目标 [本次会议的核心目标] ## 💬 讨论要点 ### 议题一: [议题名称] - **讨论内容**: - **关键观点**: - [发言人]: [核心观点] - [发言人]: [核心观点] ### 议题二: [议题名称] [按同样结构展开] ## ✅ 决策事项 1. **[决策1]**: [具体内容和执行要求] 2. **[决策2]**: [具体内容和执行要求] ## 📌 行动计划 - [ ] **[行动项1]** | 责任人: [姓名] | 截止时间: [日期] - [ ] **[行动项2]** | 责任人: [姓名] | 截止时间: [日期] - [ ] **[行动项3]** | 责任人: [姓名] | 截止时间: [日期] ## ❓ 待解决问题 1. [问题描述] - [计划解决方式] 2. [问题描述] - [计划解决方式] ## 🔄 下次会议 - **时间**: [待定/具体时间] - **地点**: [待定/具体地点] - **议题**: [下次会议的主要讨论内容] --- **纪要生成时间**: [当前日期] **审核状态**: 待审核 ```两个真实场景的实战
场景一:产品需求评审会
输入(老王会上随手记的):
会议主题: 用户推荐系统优化 时间: 2025-11-06 下午3点 参会人: 产品小张、算法小赵、后端老王、数据小孙 讨论内容: 小张说用户反馈推荐不准,要优化算法 小赵说可以引入协同过滤,但需要数据支持 小孙说现有数据维度不够,需要补充用户行为埋点 老王说埋点可以加,但要评估开发量 最后决定先做埋点,一个月后优化算法 小张下周出埋点需求文档 小赵负责算法方案设计AI输出(节选):
## ✅ 决策事项 1. **分阶段实施方案**: 第一阶段补充用户行为埋点,第二阶段基于新数据优化推荐算法 2. **算法技术选型**: 采用协同过滤算法,具体方案待小赵评估后确定 3. **时间规划**: 埋点开发2周完成,数据积累2周,12月初启动算法优化 ## 📌 行动计划 - [ ] **输出埋点需求文档** | 责任人: 小张 | 截止时间: 2025-11-13 - [ ] **评估埋点开发工作量** | 责任人: 老王 | 截止时间: 2025-11-13 - [ ] **设计协同过滤算法方案** | 责任人: 小赵 | 截止时间: 2025-11-20 - [ ] **完成埋点开发和上线** | 责任人: 老王 | 截止时间: 2025-11-27 - [ ] **收集并分析用户行为数据** | 责任人: 小孙 | 截止时间: 2025-12-11 ## ❓ 待解决问题 1. **埋点对性能的影响** - 老王评估后给出方案,可能需要异步处理 2. **数据隐私合规性** - 需法务部门审核埋点内容,小张负责对接亮点:
- 把口头讨论转化成了明确的分阶段方案
- 每个人的责任和时间节点一目了然
- 识别出了两个待解决问题,避免后续扯皮
场景二:技术团队周会
输入(简化版):
时间: 2025-11-08 周五早会 参会: 技术团队全体 老王:支付模块重构完成,性能提升35%,下周做订单系统优化 小李:登录bug修了,在做数据看板,预计下周三完成 小孙:监控告警优化完成,但第三方API限流问题比较严重,影响业务 小赵:写了3个报表,下周准备重构历史代码 老王提醒大家要补单元测试,小孙的API问题比较紧急,老王会协助联系供应商AI输出(采用周会简化格式):
## 📊 本周工作进展 | 成员 | 本周完成 | 成果亮点 | 遇到问题 | |-----|---------|---------|---------| | 老王 | 支付模块重构 | ✅ 性能提升35% | 无 | | 小李 | 登录bug修复 | ✅ 已上线 | 无 | | 小孙 | 监控告警优化 | ✅ 已完成 | ⚠️ 第三方API限流严重 | | 小赵 | 数据报表开发 | ✅ 完成3个报表 | 无 | ## 🎯 下周工作计划 | 成员 | 计划任务 | 预计完成 | 优先级 | |-----|---------|---------|-------| | 老王 | 订单系统性能优化 | 进行中 | P0 | | 小李 | 数据看板功能开发 | 2025-11-13 | P1 | | 小赵 | 历史代码重构 | 2025-11-15 | P2 | ## ⚠️ 重点问题 ### 🔴 紧急: 第三方API限流影响业务 - **问题描述**: 第三方供应商API调用被限流,影响部分功能稳定性 - **影响范围**: 可能影响支付回调和订单状态同步 - **解决方案**: 老王协助联系供应商沟通解决方案 - **责任人**: 老王(主)、小孙(辅) - **截止时间**: 2025-11-11(本周一) ## 📝 团队提醒 - 所有新功能开发需同步编写单元测试,提升代码质量(老王强调) --- **下次例会**: 2025-11-15 10:00亮点:
- 周会用表格呈现,信息密度高且一目了然
- 紧急问题单独标注,不会被淹没在信息流中
- 团队提醒记录下来,形成持续改进文化
如何使用这个指令
Step 1: 选择AI平台
推荐优先级:
DeepSeek(深度求索)- 首选
- 逻辑提炼能力强,特别适合从混乱信息中提取决策
- 免费使用,无使用限制
通义千问- 阿里系首选
- 阿里云自家产品,和这个平台天然契合
- 对企业场景理解到位
Kimi(月之暗面)- 长会议专用
- 长文本处理能力强,适合处理1小时以上的会议内容
- 能处理2-3万字的会议转写文本
其他选择: 智谱清言、文心一言等也可以
Step 2: 准备会议材料
你需要提供:
最简输入(适合快速整理):
- 会议主题
- 参会人员
- 讨论的核心要点(3-5条)
- 达成的决定(如果有)
完整输入(适合正式会议):
- 会议基本信息(时间、地点、主持人)
- 会议录音转文字(可用讯飞听见、腾讯会议等工具)
- 或详细的会议笔记
Step 3: 输入并生成
打开AI平台,复制完整指令,在"输入信息"部分填入你的会议材料,发送。
AI会在30秒内生成一份结构完整的会议纪要初稿。
Step 4: 人工审核优化
必须检查的内容:
- 责任人是否准确(AI可能会混淆同名或角色)
- 时间节点是否符合实际(AI可能推测不准)
- 决策事项是否完整(重大决策不能遗漏)
可选优化:
- 补充会议中的具体数据
- 调整语言风格,符合团队习惯
- 添加必要的补充说明
一般10-15分钟就能完成审核和优化。
三个使用技巧
技巧1:会上录音,会后秒整理
开会时用手机或电脑录音,结束后用讯飞听见、腾讯会议等工具转成文字,直接喂给AI。
优势:
- 会上专心讨论,不用分心记录
- 转写文本包含所有信息,不遗漏
- AI整理速度快,散会后5分钟就能发出纪要
注意:
- 提前告知参会人员会议会录音
- 涉及敏感内容的会议谨慎使用
技巧2:建立会议纪要模板库
不同类型的会议,纪要侧重点不同。可以建立几个常用模板:
项目评审会模板- 侧重方案对比、技术选型、风险评估
周例会模板- 侧重进展、问题、计划,用表格呈现
决策会模板- 侧重决策依据、决策内容、执行要求
复盘会模板- 侧重问题分析、原因总结、改进措施
第一次用AI生成后,把效果好的保存下来,下次直接在指令中说"参考XX模板"。
技巧3:纪要发出前,关键人确认
AI生成的纪要发给团队前,先单独发给会议主持人或核心决策者确认一次。
这样做的好处:
- 避免关键信息理解偏差
- 体现对决策者的尊重
- 万一有错误,可以及时修正
这个指令适合什么场景
✅ 最适合
企业内部会议
- 项目评审会、需求讨论会、技术方案会
- 周例会、月度总结会
- 跨部门协作会议
决策类会议
- 方案选型会、预算评审会
- 问题复盘会、风险评估会
中小型会议(5-15人)
- 信息量适中,AI容易提取核心内容
⚠️ 需调整
客户会议- 注意脱敏,删除敏感商业信息
高管会议- 提升语言专业度,突出战略层面
头脑风暴会- 调整格式,用思维导图或分类列表展示创意
❌ 不太适合
大型会议(50人以上) - 信息过载,AI难以准确提炼
非正式闲聊- 没必要写纪要
纯培训类会议- 重点是知识点记录,不是决策和行动项
常见担忧
"AI会不会理解错会议内容?"
会,所以需要人工审核。但AI的优势是结构化能力强,能把混乱的讨论梳理成清晰的框架。即使某些细节理解有偏差,框架在那里,你补充修正也比从零开始写快得多。
"涉及保密内容怎么办?"
脱敏处理。在输入AI前,手动删除或替换敏感信息(具体金额、未公开战略、人事变动等)。或者使用企业内部部署的私有AI。
"AI生成的纪要会不会太死板?"
初稿确实会比较正式。但你可以在审核时调整语言风格,加点团队特色。这比从零开始写还是省了90%的时间。
"每次会议都要整理纪要吗?"
不需要。非正式讨论、信息同步会不用写。但凡涉及决策、分工、时间节点的会议,强烈建议写纪要。这不是形式主义,是保护你自己——有了书面记录,责任清晰,不会背锅。
纪要的真正价值
会议纪要的价值不只是"记录开会内容"。
它真正的价值在于:
1. 把口头约定变成书面契约
老王说"下周搞定",到底是下周一还是下周五?纪要里写清楚"2025-11-15前完成",就没有争议空间。
2. 形成团队记忆
半年后回看项目,为什么当初选了方案A而不是方案B?纪要里记录了当时的决策依据。
3. 提升会议质量
知道会后要整理纪要,开会时自然会更聚焦。讨论目标是什么?要做什么决定?谁来负责?这些问题会逼着团队在会上达成明确结论。
4. 减少重复会议
一份好的纪要能回答大部分"这个事上次讨论结果是啥"的疑问。信息透明了,沟通成本就降低了,无效会议自然就少了。
所以说,好的纪要能让会议减少一半,不是夸张。
行动建议
如果你现在负责团队的会议管理,或者经常需要整理会议记录,建议你:
第一步: 找最近一次开过的会议,用这个AI指令整理一份纪要
第二步: 对比一下你之前手写的记录和AI生成的版本,感受差异
第三步: 把优化后的纪要发给团队,收集反馈
第四步: 在团队推广使用,建立会议纪要标准流程
从现在开始,每次会议结束后,花15分钟用AI整理纪要,立刻发给团队。坚持3个月,你会发现:
- 会议效率明显提升,因为大家知道会有记录
- 责任扯皮减少,因为谁负责什么一清二楚
- 项目推进更顺,因为行动项有明确时间节点
- 团队协作更透明,因为信息都留存下来了
这才是AI工具的正确打开方式——不是替代你工作,而是把你从繁琐重复的劳动中解放出来,去做更有价值的事。
