说到企业账对不齐，我见得太多了。
- 销售那边在进销存系统里看到客户的钱已经收了两次，
- 仓库那边看到货只到了一半，
- 财务看报表直接炸毛。
老板坐不住了：“我问你们，这单到底谁的钱和货没对上？”
其实，问题根本不在员工不努力，也不在客户赖账，而是进销存和财务流程没打通。
- 销售看到的库存和订单明细，
- 仓库操作的出入库记录，
- 财务看到的收款和发票，
信息各自独立、不同步，时间一长，账自然就对不上。
进销存和财务的账为什么永远对不齐？
说白了，就是这几条原因在作怪：https://s.fanruan.com/739bg
- 粒度不同销售看订单明细，仓库看批次库存，财务看单据发票，关注点不一样，自然容易出错。
- 时间不同步销售下单和仓库出库是实时的，财务却按周期结账，信息更新不一致，账就错位。
- 规则复杂客户玩法各不相同，销售记规则，财务核账，稍有疏忽，账就乱。
- 流程割裂收款、开票、对账各自为政，顺序不统一，信息割裂，账自然对不上。
所以，账对不齐不是偶然，也不是谁懒或者客户赖账，而是这四点没理顺，再努力的人也很难让账顺利对上。
收钱这事，客户各有各的玩法
- 大客户可以赊账，
- 小客户必须现款，
- 海外客户还要先付定金、尾款发货前结清。
听着就够头疼了吧？销售要记规则，财务要核账，谁稍微疏忽，账就乱套。
想象一下场景：
- 大客户一次下了三张订单，
- 销售手里拿着Excel在算赊账额度，
- 财务又在另外一个报表上核对收款。
结果月底对账，发现账根本不对。
好的进销存系统，在创建销售订单时，就可以按客户自动带出不同的结算方式。
- 比如大客户自动显示赊账30天，
- 海外客户自动显示预收款比例和尾款期限，
- 销售确认订单的时候，收款计划已经生成好。
每一笔预收款、尾款都可以在订单里看到实时状态，财务也能直接看到每笔款对应哪张订单、已收未收多少。
账自然就对上了，再也不用到月底才发现数据错乱。
收款、开票、对账，顺序永远乱
你以为收款、开票、对账会按顺序走？实际上完全不是这样。
- 国内客户习惯先对账再开票，
- 海外客户喜欢先付款再开票，
- 供应商有的要求先开票才能付款。
一旦流程死板，销售和财务就只能拿着纸质单据或者Excel来回核对，重复录入、数据滞后，账自然对不上。
这时就需要上一套进销存系统，让收款、开票、对账既独立又互相关联。
- 客户先付款，系统就自动把收款挂到对应订单上；
- 开票了，金额立刻在应收账款里更新；
对账随时核对，无论哪个环节先走，账都一致。
销售看库存满满，仓库却喊缺货
最让人抓狂的事就是这个：
- 销售下单看库存100件，满心欢喜；
- 仓库已经把一部分货分给别的订单了。
等发货时发现不够，客户抱怨，销售催单，财务核收款，全链条乱成一锅粥。
解决的办法也很简单：
- 下单的时候，利用进销存系统的“锁库”功能，把库存预留出来。
- 要是库存不够，系统会自动发采购单，货一到就直接分配给订单。
这样销售、仓库和财务看到的库存是一致的。再也不会出现销售说库存够、仓库说没货的窘境。
更绝的是，如果订单分批发货，每次出货的数量可以自动调整库存和占用量。这样，即便客户要分三次收货，也不会打乱整个库存逻辑。
一张单几十个SKU，业务怎么理顺
复杂订单是大企业的家常便饭。
一张采购或销售单可能几十、几百个SKU。
- 采购想合并订单省成本，
- 销售想分批发货，
- 财务按阶段收款。
用纸质单据或Excel处理，月底对账就是噩梦。
利用系统，可以也把每个SKU当成独立单元，能拆能合能分批。
- 销售分批出库，
- 采购一次下单，
- 收付款分阶段核算。
- 所有信息自动同步。
这样，即便订单再复杂，账和业务也能保持一致。
还有个小功能：采购可以把不同订单的同类产品合并采购，节约成本，到货后再拆分给不同订单。
财务不用去算每一笔采购和出库，账自然而然就对上了。
成本和毛利要实时可见
老板最关心利润，可是一单涉及
- 多次采购、
- 运费、
- 折扣，
如果人工去算，毛利永远落后，决策也滞后。
其实，解决办法很简单，把成本和费用挂到订单上就好：
- 采购成本、运费、折扣、人工费，全算进去。
- 销售额、成本、毛利、毛利率直接显示在订单上。
- 如果毛利低了，还能提示审批。
老板和财务看到的都是实时数据，不用等月底统计。
这种做法还能避免内部偷偷打折或者漏记费用，每一笔成本都清清楚楚地在订单上，人工核算的错误几乎为零。
最后说一句
说到底，账对不齐从来不是偶然，也不是员工懒或者客户赖账，而是
- 业务、
- 库存、
- 收款、
- 开票、
- 成本
这些环节没有打通。只要数据不同步，账就永远对不上。
- 当销售下单，库存自动预留，
- 采购根据缺货生成订单，
- 出库分批次，收付款按计划触发，
- 成本和毛利实时计算，
每个人看到的都是同一条信息。月底再也不用加班盯表格，客户也不会抱怨。
当你把流程和数据打通了，账自然对上，业务顺畅，利润清晰。
